YouLead pozwala na zbieranie, przechowywanie oraz śledzenie zgód wyrażanych przez Kontakty (czyli osoby, których dane są przechowywane w YouLead). Dotyczy to zarówno zgód w kontekście regulowanym przez obowiązujące prawo (np. zgody związane z RODO/GDPR, zgody związane z komunikacją drogą elektroniczną) jak też dowolnych innych zgód zdefiniowanych przez Klienta (np. zgody na prezentowanie na stronie określonej oferty, zgoda na wysłanie zaproszenia na event pocztą tradycyjną).
Definiowanie
Definiowanie zgody odbywa się w sekcji Ustawienia/Zgody. Wprowadzana zgoda powinna zostać opisana następującymi właściwościami:
| Właściwość | Opis |
|---|---|
| Nazwa | Opisowa nazwa zgody pojawiająca się w różnych podstronach systemu YouLead. Od pełnej treści zgody różni ją to, że nie jest nigdy prezentowana użytkownikowi, powinna za to być dość krótka i jasna dla użytkownika systemu YouLead |
| Treść | Treść zgody, która jest prezentowana Kontaktom (np. w formularzach na stronach WWW). W przypadku zgód regulowanych prawem (np. GDPR) powinna być to dokładnie co do znaku skopiowana treść zgody. Uwaga: Po wprowadzeniu treści – nie będzie możliwa jej edycja. Jest to celowe zabezpieczenie przed sytuacją, w której zbierane byłyby zgody od Kontaktów, a potem zmienionoby w systemie treść zgody, co uniemożliwiałoby w rezultacie sprawdzenie na co zgoda była wyrażana. |
| Alias | Identyfikator zgody, używany m.in. do przekazywania informacji o tym, czy zgoda była zaznaczona przez Kontakt w określonym formularzu czy też nie. W praktyce najczęściej zawiera wartość zbliżoną do Nazwy przy czym nie powinny być stosowane znaki specjalne (poza _ ) oraz spacje. Poprawne aliasy to np. marketing_consent, event23_consent. |
| Data dodania | Pole wypełniane automatycznie, oznacza datę zdefiniowania zgody. |
| Kolejność | Oznaczenie liczbowe pozycji, na której dana zgoda będzie wyświetlana w karcie Kontaktu na liście zgód. Ma związek tylko z wyświetlaniem. |
| Status E-mail | Informacja o tym, czy w przypadku wyrażenia danej zgody ma być również ustawiany odpowiedni status komunikacji e-mail. Ustawienie w tym wypadku wartości innej niż „Nie ustawiono” ma sens np. wtedy, gdy definiowana zgoda dotyczy również komunikacji e-mail (innymi słowy: gdy po jej wyrażeniu, status komunikacji e-mail powinien się ustawić na „Aktywny” umożliwiając wysyłanie e-maili do Kontaktu). Uwaga: jeśli ustawiono wartość „Aktywny” lub „Do aktywacji” – dochodzi do sprzężenia zwrotnego, tzn.: zmiana statusu e-mail na „Brak zgody” lub „Wypisany” cofa taką zgodę. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy do zmiany statusu e-mail doszło na skutek kliknięcia w link wypisu, czy też na skutek innego działania (np. ręczna zmiana w karcie Kontaktu). |
| Status SMS | Informacja o tym, czy w przypadku wyrażenia danej zgody ma być również ustawiany odpowiedni status komunikacji SMS. Ustawienie w tym wypadku wartości innej niż „Nie ustawiono” ma sens np. wtedy, gdy definiowana zgoda dotyczy również komunikacji SMS (innymi słowy: czy po jej wyrażeniu, status komunikacji SMS powinien się ustawić na „Aktywny” umożliwiając wysyłanie SMSów do Kontaktu). |
Ustawianie wartości
Ustawianie wartości zgód może się odbywać kanałami opisanymi niżej. Należy zwrócić uwagę, że ustawianie wartości mające miejsce na skutek wypełnienia formularza przez Kontakt działa na zasadzie „tylko w górę”, tzn. nie można cofnąć wyrażonej wcześniej zgody. Jeśli Kontakt wypełnił formularz, w którym wyraził określoną zgodę, a następnie wypełnił formularz, w którym nie wyraził tej samej zgody – nadal w systemie posiada wyrażoną zgodę. Fakt nie potwierdzenia zgody w drugim formularzu nie oznacza cofnięcia zgody.
| Kanał | Opis |
|---|---|
| Manualnie | Ma miejsce w karcie Kontaktu, w zakładce Zgody lub poprzez wykonanie akcji na kontakcie. Użytkownik YouLead może dla określonego Kontaktu wyrazić lub cofnąć zgodę (np. na skutek dyspozycji złożonej przez Kontakt telefonicznie). |
| API | Ma miejsce w przypadku wywołań API (javascript lub serwerowe). Uwaga: w przypadku wywołań związanych z formularzami (Monitor.TrackForm w przypadku API js oraz /Command/Contact/FillForm w przypadku API serwerowego) zgoda jest ustawiana „tylko w górę”, tzn. przekazanie wartości „false” nie cofa wcześniej wyrażonej zgody |
| Import | Ma miejsce gdy podczas importu pliku zewnętrznego zostanie wskazana kolumna, wg której ma być ustawiona któraś ze zgód. Użytkownik YouLead może doprecyzować podczas importu, czy zmiana ma następować zgodnie z zasadą „tylko w górę” czy też nadpisać wartość zgody. |
| Reguła | Ma miejsce, gdy któraś z reguł ustawia konkretną wartość zgody. |
Filtrowanie
Ze zgodami powiązane są dedykowane dla nich filtry Kontaktów. Należy pamiętać, aby używać tych filtrów przy wyszukiwaniu i segmentacji Kontaktów po kątem różnych działań, np. masowe wysyłki e-maili, automatyczne wysyłki, wybór Kontaktów do przekazania do call center celem obdzwonienia.
